EllaCS
Home > Zásady ochrany osobních údajů (GDPR)

Zásady ochrany osobních údajů (GDPR)

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI ELLA–CS, s.r.o.

Těmito Zásadami ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady") vám poskytujeme informace o tom, jak společnost ELLA–CS, s.r.o. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s objednávkami a dodávkami zdravotnických prostředků, při své běžné obchodní činnosti, při reklamacích a při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy, s účinností od 25. 05. 2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. 04. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU").

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší obchodní činností (především v souvislosti s poptávkami, objednávkami a dodávkami našeho zboží, individuálně zhotovovaných zdravotnických prostředků) a v souladu s vymezeným účelem zpracování.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce www.ellacs.cz.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti ELLA–CS, s.r.o. platí přísná interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Společnost: ELLA-CS, s.r.o.,se sídlem Milady Horákové 504/45, Třebeš, 500 06 Hradec Králové 6,IČO: 275 07 785, DIČ: CZ27507785,vedena Krajským soudem v Hradci Králové oddíl C, vložka 23050 (dále jen „Společnost").

Kontaktní osoba: Ing. Vladimír Čížek, e-mail: vladimir.cizek@ellacs.eu, tel.: +420495279139.

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně.  Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně.  Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme pouze takové údaje, které jsou pro nás nezbytné nutné, abychom vám mohli poskytovat kvalitní plnění dodávaná v rámci naší podnikatelské činnosti. Pokud je předmětem naší činnosti výroba individuálně zhotovovaných zdravotnických prostředků (dále jen „IZZP"), zpracováváme v této souvislosti i nezbytná data o zdravotní diagnóze pacienta. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1.            Uzavírání a plnění smluv na nákup nabízených produktů

2.1.1.   Informace v souvislosti s uzavřením smlouvy
Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s uzavřením smluvního vztahu a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:
  • jméno a příjmení (žádajícího lékaře a pacienta);
  • datum narození pacienta;
  • zdravotní diagnóza pacienta nutná pro návrh a výrobu IZZP.

Tyto údaje jsou součástí (přílohou) každé žádosti o výrobu námi nabízeného produktu (poptávkového formuláře), jejichž akceptací ze strany naší společnosti dochází k uzavření kupní smlouvy. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít a prodat vám požadovaný produkt či navrhnout individuální výrobu IZZP.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

-          poskytování informací předcházejících uzavření smlouvy (předsmluvní fáze) (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.1.2.  Informace v souvislosti s plněním smlouvy

Mezi další typy osobních údajů, které o vás obvykle zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy, patří následující:

  • doručovací a fakturační adresa;
  • údaje o obsahu nákupu a provedených platbách.

Tyto údaje potřebujeme pro plnění z uzavřené smlouvy, včetně komunikace s vámi v průběhu vlastního procesu výroby a dodávky produktu.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

-          plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.1.3. Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s nákupem produktu, jako např. dodatečné požadavky k produktu, zjišťování reakce pacienta na implantovaný IZZP apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:

jméno a příjmení;e-mail a/nebo telefon;údaje o případných zdravotních komplikacích /zdravotních důsledcích po zavedení IZZP.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

-          úkony související s plněním uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.2. Pořádání workshopů, odborných konferencí a obdobných vzdělávacích aktivit pro lékaře

Pokud budete mít zájem účastnit se námi pořádaných workshopů, odborných konferencí a vzdělávacích aktivit, zpracováváme v souvislosti s její organizací údaje o vašem jménu a příjmení, e-mailovém kontaktu a o příslušnosti k určité zdravotnické organizaci (pokud nám tento údaj sami sdělíte). Tyto údaje jsou využívány výlučně pro komunikaci s vámi ohledně zajištění účasti na požadované akci.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

-          úkony související s plněním uzavřeného smluvního vztahu – poskytnutí služby (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.3. Zasílání informací e-mailem o plánovaných akcích zejm. smluvním lékařům

Po dobu, kdy budete naším „zákazníkem", tj.

-          pokud jste u nás nakoupili produkt, byli jste účastníkem námi zajišťované konference, workshopu či jiné vzdělávací akce a neprojevili jste nezájem o zasílání informací v budoucnu,

jsme oprávněni v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU (tj. oprávněný zájem naší společnosti spočívající v možnosti využít přímého marketingu) a v souladu s ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vám zasílat i bez vašeho předchozího souhlasu na vámi poskytnutý e-mail obchodní sdělení týkající se našich vlastních shodných či obdobných výrobků nebo služeb. Obchodním sdělením máme na mysli zejména o informace o novinkách v nabídce našich produktů či v nabízených službách (aktuálně plánované workshopy, odborné konference apod.)

Tato obchodní sdělení vám však zasílat vůbec nebudeme, pokud již při pořízení produktu nebo při účasti na vzdělávací akci dáte najevo, že nemáte zájem o zasílání obchodních sdělení na vaši e-mailovou adresu.

Možnost odmítnout další zasílání těchto obchodních nabídek budete mít i v rámci každého doručeného e-mailu, kde vás na tuto skutečnost vždy výslovně upozorníme. Zároveň budete mít jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem a zdarma odmítnout další zasílání těchto nabídek (postačuje jakákoliv forma odpovědi na zaslaný e-mail, např. ve formě textu „NEZASÍLAT").

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (tedy zasílání marketingových sdělení bez vašeho souhlasu) vznesete (můžete využít připraveného formuláře (PDF, 371 kB)), je i tato skutečnost důvodem k tomu, že vám nadále nebudeme tyto informace zasílat.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

-          oprávněný zájem naší Společnosti (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.4. Přihlašovací sekce na webových stránkách pro lékaře, distributory a partnery

Pokud využijete možnosti registrovat se v sekci vyhrazené na našich stránkách www.ellacs.cz našim obchodním partnerům, distributorům a lékařům, pro účely možnosti přihlášení do této sekce a využívání zde dostupných odborných materiálů o vás zpracováváme:

  • váš e-mail;
  • přístupové heslo a uživatelské jméno.

Pokud byste se z této sekce odhlásili, nejpozději do 1 měsíce poté dochází k výmazu těchto osobních údajů pro tento účel.

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je zpravidla:

-          zkvalitňování našeho smluvního vztahu poskytováním aktuálních odborných informací (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.5. Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. kupní smlouvy o dodávkách materiálu, nájemní smlouvy, smlouvy s externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem, právními poradci apod.).

Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (zpravidla jen identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.

V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:

-          plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.6. Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách kupních cen za naše produkty), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech a ostatních účetních dokladech.

Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny. Tento účel se týká veškerých smluvních vztahů uvedených v těchto Zásadách.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

-          plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

2.7. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší Společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní identifikační údaje, údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře (PDF, 371 kB)),  ), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

-          zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.8. Kamerové záznamy

Pokud nás navštívíte v našem sídle, upozorňujeme, že vybrané prostory naší Společnosti jsou z bezpečnostních důvodů sledovány a zaznamenávány kamerovým systémem. Tyto prostory jsou viditelně označeny piktogramem kamery a doplněny informacemi vyžadovanými Nařízením EU.

Přístup k těmto kamerovým záznamům je striktně interně omezen a upraven interní Směrnicí o ochraně osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem. Kamerové záznamy mohou být předány mimo Společnost pouze za stanovených podmínek orgánům Policie ČR v souvislosti s prošetřováním podezření na spáchání trestného činu.

Záznamy z kamerového systému jsou pořizovány výlučně za účelem ochrany majetku Společnosti a zvýšení ochrany práv a svobod osob, které by mohly být dotčeny protiprávním jednáním jiných osob.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře (PDF, 371 kB)),  ), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

-          pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.9. Soubory cookies

Při používání našich stránek www.ellacs.cz může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Podrobné informace o cookies naleznete v Informacích o souborech cookies. V těchto Informacích o souborech cookies naleznete informace o tom, jak soubory cookies odmítnout.

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE?

Zpracováváme osobní údaje po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat. Konkrétně se jedná ve vztahu ke shora vymezeným činnostem (viz bod 2. Zásad) o tyto doby:

A)     Uzavírání a plnění smluv na nákup IZZP

Osobní údaje související s vaší poptávkou po IZZP zpracováváme po dobu 2 měsíců od doby, kdy nedojde na základě poptávky k dohodě o výrobě IZZP.

Osobní údaje související s uzavřením smlouvy, s plněním smlouvy, a se vzájemnou komunikací související se zajištěním a průběhem dodání IZZP zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu 15 let, která vyplývá z právního předpisu.

B)     Pořádání workshopů, odborných konferencí a obdobných vzdělávacích aktivit pro lékaře

Osobní údaje související s těmito aktivitami zpracováváme po dobu 1 roku od realizace dané vzdělávací/odborné akce. Vaši e-mailovou adresu si ponecháváme v případě, že se účastníte námi pořádaných akcí pravidelně či opakovaně. Pokud se naopak žádné akce nezúčastníte po dobu 3 let, vaši e-mailovou adresu vymažeme.

C)     Zasílání informací e-mailem o plánovaných akcích zejm. smluvním lékařům

Vaši e-mailovou adresu, kterou nám sami při kontaktu s námi poskytnete, využijeme pro účely zasílání informací o dalších konaných odborných/vzdělávacích akcích, které pořádáme a kterých jste se zúčastnili, pokud jste pro tyto účely využití e-mailu předem neodmítli. Pokud se naopak žádné akce nezúčastníte po dobu 3 let, vaši e-mailovou adresu vymažeme.  Jakmile byste projevili zájem nezasílat tyto informace nadále, vymažeme pro tyto účely e-mailový kontakt bez zbytečného odkladu.

D)    Přihlašovací sekce na webových stránkách pro lékaře, distributory a partnery

Osobní údaje zpracováváme po dobu, kdy využíváte tuto sekci. Pokud se z ní odhlásíte (pošlete nám informaci o tom, že nechcete být nadále jejím uživatelem), vymažeme vaše osobní údajů využívané pro tento účel to 1 měsíce.

E)     Uzavírání a plnění dodavatelsko-odběratelských vztahů

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění. Archivovány jsou takovéto údaje po dobu určenou v archívním a skartačním řádu.

F)     Účetnictví a daně

Osobní údaje zpracováváme po dobu zpravidla 10-ti let od data zdanitelného plnění, není-li v některých případech legislativou vyžadována lhůta delší.

G)    Výkon (resp. obhajoba) práv

Osobní údaje zpracováváme do doby vyřešení sporu a jeden rok poté.

H)    Kamerové záznamy

Osobní údaje zpracováváme po dobu 3 dnů.

Po uplynutí výše uvedených lhůt budou osobní údaje nejpozději do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu) či z jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při vyřizování vzájemných smluvních vztahů.

Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, které smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány zpracovatelům mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, orgány finanční kontroly, Státní ústav pro kontrolu léčiv). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

6. JAKÁ MÁTE PRÁVA?

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků, kamerový systém).

Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: Ing. Vladimír Čížek, e-mail: vladimir.cizek@ellacs.eu, tel.: +420495279139 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.ellacs.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.

 

Vytisknout stránku Vytisknout stránku       Poslat link na e-mail Poslat odkaz na e-mail
Kontakt
home.png
ELLA-CS, s.r.o.
Milady Horákové 504/45
Třebeš, 500 06
Hradec Králové
phone.png
+420 495 279 111
email.png
info@ellacs.eu
 
Pro uchazeče o zaměstnání:
phone.png
+420 495 279 123
email.png
jobs@ellacs.eu
 www.ellacs-kariera.cz